Pääkirjaston kokoushuoneet Kaarna ja Tuohi ovat tarkoitettu kokous- ja muuhun kokoontumiskäyttöön. Kokoushuoneita ei anneta avoimiin tilaisuuksiin, joiden osallistujamäärä on ennalta määrittelemätön.
Pääkirjaston kokoushuoneet (1. kerroksessa) Kaarna 12 henkilölle ja Tuohi 9 henkilölle ovat käytettävissä kirjaston aukioloaikoina.
Kokoushuoneiden käyttö on maksutonta yleistä ja yhteisöllistä hyötyä tavoitteleville yhdistyksille, järjestöille, asukasryhmille ja kirjaston yhteistyökumppaneille, kaupungin yksiköille, kaupunkikonsernin yhtiöille, valtion tai julkishallinnon viranomaisille sekä taloyhtiöille. Kokoushuoneita ei anneta voittoa tavoittelevaan toimintaan.
Tila varataan etukäteen vähintään yhdeksi (1) tunniksi. Kirjaston henkilökunta opastaa tarvittaessa kokoushuoneiden laitteiden käytössä, mutta ei anna laitetukea tilan käyttäjän omien laitteiden tai ohjelmistojen käytössä.
Kirjasto / Lahden kaupunki voi kieltäytyä sellaisista tilavarauksista, jotka vaatisivat liikaa erityisiä järjestelyjä.
Ruuanvalmistus ja kahvinkeitto eivät ole sallittuja kokoustilassa. Tilan käyttäjä voi tilata kahvi-, ruoka- tai juomatarjoilun kirjaston kahvilasta.
Tilan käyttäjä huolehtii tilan siisteydestä ja on korvausvelvollinen kaikesta vahingosta, joka aiheutuu tilan käytöstä kirjaston kiinteistölle tai irtaimistolle. Mahdollisista vahingoista on ilmoitettava välittömästi kirjastolle.
Kirjasto / Lahden kaupunki pidättää itsellään oikeuden keskeyttää tilan käyttäjän tilaisuuden ja toiminnan niin halutessaan ilman korvausvelvollisuutta.
Kirjastossa järjestettävän tilaisuuden sisältö tai luonne ei saa olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen. Tiloja ei saa käyttää rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan. Kirjastolla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä käyttäjän pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja sääntöjä rikotaan tai on rikottu.