Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Rekisterinpitäjä
Lahden kaupunki. Kyseessä on Päijät-Hämeen kaupunkien ja kuntien (Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Kärkölä, Lahti, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä) kirjastojen yhteisrekisteri asiakkaista.
Rekisterin yhteyshenkilö
Vastaava kirjastovirkailija Leena Lähdesmäki
Lahden kaupunginkirjasto
Kirkkokatu 31, 15140 LAHTI
gsm 044-4163235 leena.lahdesmaki@lahti.fi
Henkilötietojen käsittelynperuste ja miten tiedot tulevat rekisterinpitäjälle
Asiakasrekisteriä käytetään kirjaston asiakaspalvelutoimintaan, lainaustenvalvontaan, aineiston perintään, itsepalvelutoimintoihin sekä kirjastopalveluja koskevien tilasto-, seuranta- ja suunnittelutietojen keräämiseen.
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi (Laki yleisistä kirjastoista 1492/2016). Kirjastokorttia hankkiessaan asiakas antaa suostumuksensa henkilötietojensa tai kirjastokortin vastuuhenkilönä alle 15-vuotiaan henkilötietojen käsittelyyn.
Minne tiedot tallennetaan
Tiedot tallennetaan Koha-kirjastojärjestelmään. Kirjastokorttihakemuksen ja Lastu-kirjastojen asiakasrekisterin henkilötietoja pääsee käsittelemään vain kirjastojen henkilöstö, jonka työtehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu. Kirjastojen Koha-järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietojen katselusta ja käsittelystä järjestelmässä tallentuu käyttäjälokitietoja.
Kirjastokorttihakemukset käsittelee ohjelmistorobotti, joka ohjelmointikoodinsa mukaisesti tallentaa hakemuksen tiedot kirjastojen Koha-järjestelmään. Robotti kirjautuu ohjelmaan omalla käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan.
Mitä henkilötietoja käsitellään
- Asiakkaan tiedot: asiakkaan ID-numero, nimitiedot (sukunimi ja etunimet), henkilötunnus, syntymäaika ja yhteystiedot (osoite, osoite2, puhelinnumero, sähköpostiosoite), sukupuoli, asiointikieli, vastuuhenkilötiedot koskien alle 15-vuotiaita ja yhteisöasiakkaita, käyttökiellot, asiakasryhmä, kotiyksikkö
- Kirjastokortti: numero ja verkkokirjaston tunnusluku salattuna asiointia varten sekä päivämäärä, jolloin asiakastietoja on viimeksi muutettu tai käytetty, mahdollinen kirjastokortin määräaikainen voimassaoloaika
- Asiakaspostin lähetystapa (varausten nouto-, myöhästymis- ja eräpäiväilmoitukset, laskut)
- Lainaustenvalvonnan tapahtumatiedot: tiedot lainassa olevasta aineistosta, voimassaolevista aineistovarauksista, maksamattomista myöhästymis- ja muista maksuista, asiakkaan käyttämät kirjastoautopysäkit, lainauskiellot, omatoimikirjaston käyttökiellot, lainahistoria, jos asiakas haluaa lainojensa tallentuvan
- asiakkuuteen liittyvät viestit
- kotikirjastopalveluasiakkaan tietoihin sisältyy lisäksi aineistokuljetusten toteutumisen edellyttämät tiedot, lupa tai kielto aineistomieltymysten eli asiakasprofiilin ja lainahistorian tallentamisesta
Henkilötietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas haluaa käyttää kirjastokortillisia palveluita tai niin kauan kuin kirjastoilla on lakisääteisesti oikeus periä saataviaan asiakkaalta.
Kirjastot voivat poistaa asiakkaiden tiedot asiakasrekisteristä, jos se todetaan palveluiden käyttämättömyydestä johtuen tarkoituksenmukaiseksi. Samalla asiakastiedot poistuvat myös Lastu-verkkokirjastosta. Asiakkaan lainaustiedot säilyvät 60 vuorokautta nidekohtaisessa lainaushistoriassa.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään ohjelmistorobotiikkaa. Ohjelmistorobotti tallentaa kirjastokorttihakemukset Heinolan kaupungin palvelimelle, huolimatta siitä, missä kunnassa asiakas asuu. Hakemuksia säilytetään palvelimella 1 kk robotin käsittelyä varten. Robotti tallentaa hakemuksen tiedot Lastu-kirjastojen Koha-asiakasrekisteriin. Jos asiakastiedot löytyvät jo rekisteristä, tiedot päivitetään.
Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, korjata, poistaa tai rajoittaa tietojen käyttöä tai poistaa Lahden kaupungin rekistereissä olevia henkilötietojaan, otetaan yhteys tietosuoja@lahti.fi tai tietosuojavastaava p. 040 183 4334.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä ilmoitus epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä valtakunnalliselle valvontaviranomaiselle.
Selosteen laatija
Tanja Ojakangas, verkkopalvelupäällikkö
Lahden kaupunginkirjasto
Kirkkokatu 31, 15140 LAHTI
päivitetty 5.10.2023